Im Rahmen der derzeitigen Umbauarbeiten verschob sich auch das aversierte Update des Archivs auf Version 1710. Diese war eigentlich schon vollständig fertig und sollte nun die größten Nutzerprobleme aushebeln.
So wurde z.B. kein Name erfasst, die Steuernummer im falschen Format übernommen und.. und... und...

Siehe dazu auch Automatisierung an allen Enden

Der Rollout war ja ursprünglich mit einer Umzugsaktion gekoppelt, das alte Archiv sollte aufgegeben und an einem neuen Standort mit Rollregalen wieder aufgebaut werden.
So warte die Version 1710 in den Startlöchern. Und wartete... und wartete....

Audit Archiv

Zeit, einmal das System zu betrachten, bzw. nachzuvollziehen, welche Wege der Archivar sich zurechtgelegt hatte. Schließlich war die Tabelle ja als Arbeitserleichterung gedacht, somit sollte auch derjenige an der Entwicklung beteiligt werden, der tatsächlich damit arbeitet.

Automatisierte Ausdrucke

Das größte Problem, die händische Übertragung der Archivierungsnummer auf die ausgedruckte Ablageliste, war noch so ein Problem, dessen Lösung mir nicht ersichtlich war.
Die Sache mit dem angedachten "Rückkanal" war gar nicht so einfach zu lösen wie ursprünglich gedacht.

Als Einfacher zeigte sich da die Möglichkeit, die eingefügten Zeilen der Archivliste zu drucken.
Dies wird realisiert durch die Funktion

ziel.PageSetup.PrintArea = "A" & markierung & ":M" & zeile - 1
ziel.PageSetup.FitToPagesWide = 1
ziel.PrintOut

die Int-Variablen markierung und zeile ergeben sich aus dem umliegenden Text.
Das einzige Problem das bleibt ist die fehlende Kopfzeile. Aber nach Aussage des Archivars ist das "nit so wild".

Archivanforderung in chic

Auf der Wunschliste war ein Herzenswunsch des Archivars.

Mein "diabolischer Masterplan" bei sämtlicher Komunikation im Archivssystem war ja, die E-Mail-Signatur der Nutzer immer mit anzeigen zu lassen. Dieser Paln wurde von einem zu nichte gemacht: Nutzer.
Wie sich herausstellte, ist bei den wenigsten Nutzern die Signatur ausgefüllt geschweige denn standartmäßig aktiviert.
Darüber hinaus ist der ursprüngliche Archivar "im Haus", aufgrund der Verlegung des Archivs, für das heraussuchen und versenden einzelner Akten nicht mehr zuständig.

Damit es dem Archivar ein wenig einfacher wird, habe ich für die Anforderung von Akten aus dem Archiv eine weitere Hürde eingebaut. Die Nutzer müssen Ihr Stellenzeichen angeben, dieses wird in die E-Mail übernommen.
Somit kann auch der "hausfremde" Archivar die Akten in die Hauspost geben, ohne noch das Stellenzeichen extra raussuchen zu müssen.

Feature complete

An Ausblicken ist es momentan rar gesäht. Die Liste hat momentan einen funktionstüchtigen und ausgereiften Zustand erreicht. Falls noch Funktionen nachgeliefert werden, werde ich natürlich darüber berichten. Aber von meiner Seite ist die Tabelle erstmal fertig. 🙂

 

Den Code findet Ihr übrigens hier